Obaveza opštih poslova, odnosno službe za ljudske resurse, je da vodi evidenciju o zaposlenom od trenutka zapošljavanja, do trenutka prestanka radnog odnosa, bilo otkazom ugovora o radu ili odlaskom u penziju. Lista dokumenata koje bi jedan personalni dosije trebao da sadrži navedena je u nastavku.
1. Lična dokumenta
- radna knjižica
- diploma
- uverenje
- izvod iz matične knjige rođenih (MKR)
- izvod iz matične knjige venčanih (MKV)
- Lična biografija i prijava na radno mesto
- Lekarsko uverenje
- Izvod iz evidencije nezaposlenih
2. Dokumentacija o radnom odnosu, radnom mestu i zaradi
- ugovor o radu
- rešenje o raspodeli na radno mesto (hronološki poređano)
- sporazum o preuzimanju
- uverenje o položenom pripravničkom ispitu
- uverenje o mirovanju radnog staža
- rešenje o utvrđivanju radnog staža
- odluka- rešenje o prestanku radnog odnosa
- otkaz ugovora o radu
3. Dokumenti o godišnjem odmoru, plaćenom i neplaćenom odsustvu
- rešenje o godišnjem odmoru
- rešenje o plaćenom odsustvu
- rešenje o neplaćenom odsustvu
4. Dokumenti o ocenjivanju, nagrađivanju, kažnjavanju
- odluke o dodeli nagrada
- odluke disciplinskih organa
5. Dokumenti o socijalnom osiguranju i pravima iz socijalnog osiguranja
- Prijava na osiguranje (M obrazac)
- Odjava sa osiguranja (M obrazac)
- Prijava o promenama u toku osiguranja (M obrazac)
- Prijava potrebe za zapošljavanjem (obrazac E1)