- упит (деловодник)
- понуда добављача (деловодник)
- поруџбина или негативан одговор (деловодник)
- улазна фактура (КУФ) провера фактуре
- пријемница
- калкулација
- магацинске
- лагер листа
- књига добављача
- налог за књижење
- финансијска евиденција
- робна евиденција
Поступак набавке робе (по корацима)
1. корак
Израда упита
Израђујемо пословно писмо – упит, заводимо у деловодник и шаљемо добављачу преко електронске поште.
2. корак
Понуда добављача
Од добављача добијамо понуду као одговор на упит. Уз понуду можемо да добијемо ценовник и каталог. Ако смо добили више понуда бирамо најбољу. Понуду заводимо у деловодник или књигу улазне поште.
3. корак
Поруџбина
Уколико нам одговара понуда израђујемо поруџбину, заводимо у деловодник и шаљемо електронском поштом на мејл добављача. Уколико нисмо задовољни понудом израђујемо НЕГАТИВАН ОДГОВОР. Поступак је исти као са поруџбином.
4. корак
Улазна фактура/отпремница
Од добављача добијамо фактуру/отпремницу. Проверавамо исправност фактуре (формалну и рачунску). Фактуру заводимо у књигу улазних фактура (КУФ). Вршимо проверу отпремнице и робе која је испоручена.
5. корак
Пријемница
Уколико се подаци слажу са робом која је испоручена, израђујемо пријемницу. Уколико долази до неслагања израђује се комисијски записник на основу кога се касније ради рекламација (уколико постоји квантитатвни или квалитативни недостатак).
6. корак
Калкулација
Након израде пријемнице израђујемо калкулацију. У зависности од организације предузећа зависи да ли ће служба израђивати само калкулацију набавне цене или калкулацију набавне и продајне цене.
7. корак
Магацинска евиденција
На основу пријемнице израђујемо магацинске картице. Уколико се ради о новом производу отварамо нову магацинску картицу и уписујем податке у колони улаз. Уколико се ради о постојећем производу налазимо већ постојећу картицу и дописујемо на страни улаз. Стање ће се повећати за улазну количину.
8. корак
Лагер листа
Ажурирамо лагер листу. У програму на картици улаз додајемо количину која је стигла по отпремници. Уписујемо одговарајуће податке.
9. корак
Књига добављача
Вршимо евиденцију о добављачу. Уписујемо податке из фактуру која је стигла. Обавезно евидентирамо валуту (рок) плаћања и износ за плаћање.
10. корак
финансијско-рачуноводствена служба
Налог за књижење
Калкулацију продајне цене и фактуру прослеђујемо финансијско-рачуноводственој служби на књижење. Израђује се налог за књижење и врши евиденција у финансијском и робном књиговодству. Водите рачуна да добављаче и робу књижите кроз аналитику и синтетику.
НАПОМЕНА: Ако постоји продајна служба као посебна организациона јединица проследићемо калкулацију и фактуру њима да израде продајну калкулацију а они ће даље проследити финансијско рачуновоственој служби.
