• upit (delovodnik)
  • ponuda dobavljača (delovodnik)
  • porudžbina ili negativan odgovor (delovodnik)
  • ulazna faktura (KUF) provera fakture
  • prijemnica
  • kalkulacija
  • magacinske
  • lager lista
  • knjiga dobavljača
  • nalog za knjiženje
  • finansijska evidencija
  • robna evidencija

Postupak nabavke robe (po koracima)

1. korak

Izrada upita

Izrađujemo poslovno pismo – upit, zavodimo u delovodnik i šaljemo dobavljaču preko elektronske pošte.

2. korak

Ponuda dobavljača

Od dobavljača dobijamo ponudu kao odgovor na upit. Uz ponudu možemo da dobijemo cenovnik i katalog. Ako smo dobili više ponuda biramo najbolju. Ponudu zavodimo u delovodnik ili knjigu ulazne pošte.

3. korak

Porudžbina

Ukoliko nam odgovara ponuda izrađujemo porudžbinu, zavodimo u delovodnik i šaljemo elektronskom poštom na mejl dobavljača. Ukoliko nismo zadovoljni ponudom izrađujemo NEGATIVAN ODGOVOR. Postupak je isti kao sa porudžbinom.

4. korak

Ulazna faktura/otpremnica

Od dobavljača dobijamo fakturu/otpremnicu. Proveravamo ispravnost fakture (formalnu i računsku). Fakturu zavodimo u knjigu ulaznih faktura (KUF). Vršimo proveru otpremnice i robe koja je isporučena.

5. korak

Prijemnica

Ukoliko se podaci slažu sa robom koja je isporučena, izrađujemo prijemnicu. Ukoliko dolazi do neslaganja izrađuje se komisijski zapisnik na osnovu koga se kasnije radi reklamacija (ukoliko postoji kvantitatvni ili kvalitativni nedostatak).

6. korak

Kalkulacija

Nakon izrade prijemnice izrađujemo kalkulaciju. U zavisnosti od organizacije preduzeća zavisi da li će služba izrađivati samo kalkulaciju nabavne cene ili kalkulaciju nabavne i prodajne cene.

7. korak

Magacinska evidencija

Na osnovu prijemnice izrađujemo magacinske kartice. Ukoliko se radi o novom proizvodu otvaramo novu magacinsku karticu i upisujem podatke u koloni ulaz. Ukoliko se radi o postojećem proizvodu nalazimo već postojeću karticu i dopisujemo na strani ulaz. Stanje će se povećati za ulaznu količinu.

8. korak

Lager lista

Ažuriramo lager listu. U programu na kartici ulaz dodajemo količinu koja je stigla po otpremnici. Upisujemo odgovarajuće podatke.

9. korak

Knjiga dobavljača

Vršimo evidenciju o dobavljaču. Upisujemo podatke iz fakturu koja je stigla. Obavezno evidentiramo valutu (rok) plaćanja i iznos za plaćanje.

10. korak
finansijsko-računovodstvena služba

Nalog za knjiženje

Kalkulaciju prodajne cene i fakturu prosleđujemo finansijsko-računovodstvenoj službi na knjiženje. Izrađuje se nalog za knjiženje i vrši evidencija u finansijskom i robnom knjigovodstvu. Vodite računa da dobavljače i robu knjižite kroz analitiku i sintetiku.
NAPOMENA: Ako postoji prodajna služba kao posebna organizaciona jedinica prosledićemo kalkulaciju i fakturu njima da izrade prodajnu kalkulaciju a oni će dalje proslediti finansijsko računovostvenoj službi.